Se você é empreendedor e quer passar de ser apenas um sonhador para realizar seus sonhos, você terá que lutar constantemente contra três monstros: estresse, ansiedade e, o pior deles, tempo.
O tempo é um dos maiores obstáculos que todos os empreendedores devem enfrentar quando querem levar um projeto ao sucesso.
Seu mau manejo nos afasta de nossos objetivos e alimenta a ansiedade, aquela sensação desagradável que você sente por não cumprir suas tarefas, e ao estresse, aquela sobrecarga física e mental quando todas as suas tarefas se acumulam.
Mas como planejar o tempo? Existem técnicas e ferramentas que o ajudarão a fazer uma melhor gestão deste e das suas emoções.
O que é o planejamento do tempo?
O planejamento do tempo envolve organizar suas tarefas em ordem de prioridades, saber que você tem um determinado tempo para cumpri-las, estabelecer metas e objetivos e, finalmente, criar um plano de ação para alcançá-las.
No entanto, não é tão simples. Como planejar o tempo é, sem dúvida, uma das tarefas mais árduas e difíceis no desenvolvimento de tarefas e projetos.
Obstáculos como a desorganização e a procrastinação podem atrasar o cumprimento de seus objetivos e restringir seu crescimento profissional. Quer saber como combater esses fatores negativos? Continue lendo este artigo.
Técnicas e ferramentas para planejar o tempo
Matriz de Eisenhower
É uma das técnicas de organização mais recomendadas. A matriz de Eisenhower permite-lhe avaliar a urgência e a importância das tarefas e, assim, gerir o tempo gasto nelas.
Funciona como um guia para um melhor planejamento do tempo. Simultaneamente, pode ajudá-lo a cumprir todas as atividades de trabalho, sociais, familiares e até mesmo passatempos que fazem parte da sua vida.
Como aplicá-lo?
Você terá que identificar suas tarefas pendentes e localizá-las em alguns dos seguintes quadrantes:
- Tarefas importantes e urgentes: São as mais prioritárias e você deve concentrar toda a sua atenção em completá-las.
- Tarefas importantes mas não urgentes: Normalmente corresponde a metas de longo prazo.
- Tarefas não importantes mas urgentes: São aquelas que você pode delegar ou fazer depois de concluir as tarefas do primeiro quadrante.
- Tarefas não importantes e não urgentes: Estas tarefas podem ser descartadas para que você invista este tempo em alguma tarefa dos outros quadrantes.
Técnica de Pomodoro
Esta técnica de gestão do tempo foi criada por Francesco Cirillo no final dos anos 80. Seu objetivo é melhorar a administração do tempo gasto em uma atividade. Consiste em dividir o tempo em intervalos, que ele chamou de pomodoros.
Como planejar o tempo com este método? Você terá que trabalhar por 25 minutos, depois descansar 5. Repita este ciclo quatro vezes e, a cada quatro ciclos, descanse 20 minutos e comece de novo.
Como aplicá-lo?
- Escolha a tarefa a realizar.
- Coloque o temporizador.
- Trabalhe intensamente na tarefa até que o temporizador soe.
- Faça uma marca para anotar que o pomodoro foi concluído.
- Faça a pausa correspondente.
Importante: se um fator externo o levou a não cumprir o objetivo completo, por exemplo, a terminar seu pomodoro mais cedo, você terá que reiniciar a dinâmica.
Como planejar o tempo?
Embora existam infinitas ferramentas na internet que o ajudarão a planejar o tempo, você pode começar por fazê-lo da maneira tradicional. Aqui estão algumas dicas para isso:
1. Faça uma lista de tarefas
Nesta lista você colocará todas as suas tarefas por dia, por semana e o tempo que você tem para cumpri-las. Todas as tarefas, até mesmo o seu sono e as horas para se alimentar.
Lembre-se que a sinceridade no planejamento irá ajudá-lo a fazer uma gestão inteligente do tempo.
2. Organize as suas prioridades
Depois de ter feito a sua lista de tarefas, poderá ver quais são as tarefas importantes e urgentes, os importantes não urgentes, ou as não urgentes ou importantes.
3. Gerencie seu tempo e estabeleça metas
Com a sua lista de tarefas completa e organizada, você pode definir o tempo estimado que cada tarefa levará. Neste ponto, você pode determinar metas e objetivos de uma forma real, sincera, mas não menos ambiciosa.
Fixe uma agenda, na qual você estabeleça seus objetivos gerais e os passos que o ajudarão a cumpri-los. Boa sorte! Você só precisa de disciplina e autodeterminação.
4. Elaboração e execução do plano de ação
Este passo envolve estabelecer os passos para alcançar os seus objetivos. Leve em conta as pequenas rotinas e compromissos que você tem no dia.
Lembre-se que as metas e objetivos estão imersos dentro deste mar de obrigações, e o plano de ação é o barco e os remos que lhe permitirão chegar à ilha (meta).
5. Controle e avaliação
Como planejar o tempo de forma adequada inclui a avaliação dos seus resultados. Neste passo poderá determinar se o seu plano de ação foi adequado ou, pelo contrário, pouco ambicioso.
Se você conseguiu cumprir as metas estabelecidas, são excelentes notícias, você fez um excelente planejamento sobre bases reais. Mas se não funcionou, com certeza não foi um planejamento sincero.
Conclusões
O tempo é autônomo, independente e difícil de conquistar. Não podemos pedir-lhe que se adapte às nossas necessidades, mas podemos aprender a nos adaptar a ele. Afinal, a adaptação faz parte da sobrevivência.
O tempo e os humanos nunca serão os melhores amigos. Mas, podemos nos reconciliar com ele quando soubermos tirar um benefício melhor deste.
Portanto, apoiar-nos no uso de técnicas e ferramentas concebidas para este fim pode ajudar-nos a alcançar os nossos objetivos com sucesso.
